Produkt
Ein Ablauf für alle, die an einem Ticket beteiligt sind.
VerwaltKlar ist rollenbasiert aufgebaut: Verwaltung, Eigentümer, Mieter und Handwerker sehen jeweils genau den Teil des Vorgangs, der sie betrifft. Der Kern ist immer dasselbe Ticket – nur unterschiedlich dargestellt.
Für die Hausverwaltung
Der Bestand an einem Ort, nicht in zwölf Tabellen.
Die Verwaltungsoberfläche ist der Arbeitsplatz für den Alltag: Was liegt offen, was ist dringend, was wartet auf eine Entscheidung.
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Dashboard-Überblick
Offene, dringende und in Bearbeitung befindliche Tickets über den gesamten Bestand, mit Alter und Status pro Vorgang.
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Vertrags-Lebenszyklus
Mietvertrag hochladen, Daten werden ausgelesen, der Mieter wird automatisch eingeladen und onboardet sich selbst.
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Ticket-Aufsicht
Jeder Vorgang mit Kategorie, Fotos, Verlauf, beteiligtem Handwerker und Verfügbarkeitsfenstern.
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Kostenträgerschaft mit Vertragsbezug
Die KI gleicht jede Meldung mit den Haftungsklauseln des Mietvertrags ab und zeigt die einschlägige Klausel am Fall an. Wer zahlt, entscheidet das Büro – die Anzeige ist eine Information, keine Rechtsberatung.
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Offene Fälle sichtbar halten
Status und Alter eines Vorgangs bleiben in der Übersicht sichtbar. Verbindliche Reaktionsfristen und Eskalationsregeln werden je Pilotprozess vereinbart und nicht als aktuelle Automatik dargestellt.
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Vertrags-Wiedervorlage
Verträge kommen turnusmäßig zur Prüfung zurück. Jede Änderung wird als unveränderlicher Stand mitgeschrieben.
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Hinweise auf Datenlücken
Vorhandene Angaben werden zusammengeführt, damit fehlende Stammdaten oder Fallinformationen bei der Prüfung sichtbar werden können.
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Eigentümer-Reporting
Weitergebbare Auswertungen auf Basis der Fallhistorie bleiben eine geplante Erweiterung und werden nicht als aktueller Kern ausgewiesen.
Für den Mieter
Keine App, kein Portal, kein Passwort.
Der Mieter meldet im Messenger. Der geführte Dialog bestätigt Kategorie und Problembeschreibung und sammelt verfügbare Zusatzangaben, ohne Vollständigkeit zu versprechen.
- 01
Meldung im Chat
Geführte Konversation über Telegram – mehrsprachig und ohne separate VerwaltKlar-Mieter-App.
- 02
In der eigenen Sprache
Der Mieter schreibt, wie er spricht. Die Meldung wird automatisch übersetzt, damit Büro und Betrieb sie in ihrer Sprache lesen.
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Fotos direkt aus dem Chat
Bilder werden am Ticket abgelegt und stehen der Verwaltung sowie nach fallbezogener Freigabe dem Handwerksbetrieb zur Verfügung.
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Verfügbarkeit angeben
Der Mieter kann Zeitfenster angeben, in denen jemand zu Hause ist. Das schafft eine bessere Grundlage für die Terminabstimmung.
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Status verfolgen
Rückfragen und Statusänderungen kommen im gleichen Chatverlauf an.
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Arbeit bewerten
Nach Abschluss eine kurze Bewertung – Grundlage für die Qualität der Handwerker-Zuordnung.
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Transparenz von Anfang an
Die Begrüßung im Chat erklärt, dass die Angaben an die Verwaltung weitergegeben werden.
Für den Handwerker
Fallbezogene Angaben für den ausgewählten Handwerksbetrieb.
Ein ausgewählter Betrieb erhält die für diesen Schritt vorgesehenen Fallangaben: Problem, Ort und – soweit vorhanden – Fotos und Zeitfenster.
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Vertrauensbetriebe zuerst
Die Verwaltung bringt ihre eigenen Handwerker mit. Diese werden bevorzugt vorgeschlagen.
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Netzwerk als Ergänzung
Wenn niemand aus dem eigenen Stamm passt oder reagiert, kommt das Plattform-Netzwerk ins Spiel.
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Standortbewusste Zuordnung
Die Vorschläge berücksichtigen, wo der Betrieb arbeitet und welche Gewerke er abdeckt – gewichtet nach Nähe, Bewertung und abgeschlossenen Vorgängen.
- 04
Zugang ohne Konto
Der Betrieb erhält einen sicheren, befristeten Link zum Vorgang. Annehmen oder ablehnen funktioniert ohne Registrierung.
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Details erst nach Zusage
Vor der Annahme nur Gewerk, grober Bereich und verfügbare Planungsangaben. Adresse und Kontakte werden erst danach freigegeben.
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Vorschlag statt Beauftragung
In dieser Phase koordiniert immer ein Mensch. VerwaltKlar beauftragt nichts automatisch.
KI-gestützte Vorbereitung
Wie aus freier Sprache ein prüfbarer Fall wird.
Der aktuelle Ablauf unterstützt Strukturierung und Qualitätsprüfung. Er weist keine Dringlichkeit automatisch zu; die Verwaltung prüft und priorisiert den Fall.
- 01
Kategorie erkennen
Aus dem Meldungstext wird eine Kategorie vorbereitet – zum Beispiel Sanitär, Heizung, Elektrik oder Schädlinge. Fotos bleiben Fallnachweise.
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Beschreibungsqualität prüfen
Der geführte Dialog kann begrenzte Rückfragen stellen. Verfügbare Angaben bleiben bis zur Zusammenfassung prüfbar.
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Unklare Angaben sichtbar machen
Die Aufbereitung unterstützt die Prüfung, garantiert aber weder Vollständigkeit noch fachliche Richtigkeit.
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Priorisierung durch die Verwaltung
Dringlichkeit, Sicherheitsbezug und nächste Schritte bleiben Prüfpunkte der zuständigen Personen. Eine feste automatische Eskalation wird nicht behauptet.
Die menschliche Prüfung bleibt die harte Grenze.
- Die aktuelle Aufnahme weist keine Dringlichkeit automatisch zu
- Sicherheitsbezug bleibt ein menschlicher Prüfpunkt
- Falldaten und Empfehlungen können geprüft oder bearbeitet werden
Messenger-Aufnahme
Ein Ablauf, in den Kanälen Ihrer Mieter.
Telegram ist aktuell verifiziert. WhatsApp ist für den Pilotstart vorgesehen und wird vor der Nutzung technisch abgenommen.
WhatsApp · für den Pilotstart vorgesehen
Die Ansicht zeigt den geplanten geführten Ablauf. Verfügbar wird dieser Kanal erst nach technischer Abnahme vor dem Pilotstart.
Aufnahme über Telegram
In Telegram werden Kategorie und Problembeschreibung bestätigt und verfügbare Fotos, Zeitfenster und Zugangsangaben am Fall zusammengeführt.
Sie sind Handwerksbetrieb?
Auf einer eigenen Seite steht, wie Aufträge über VerwaltKlar bei Ihnen ankommen.
Prüfen wir den Nutzen in einem klar begrenzten Pilot.
In einem Erstgespräch klären wir, ob VerwaltKlar zu Bestand, Team und Instandhaltungsprozess passt.