Compliance
Welche Pflichten für VerwaltKlar gelten – und wie wir sie umsetzen.
Datenschutz, KI-Transparenz und Plattformpflichten sind für VerwaltKlar Voraussetzung für den Betrieb, nicht Nebensache. Diese Seite zeigt die Anforderungen, die wir gemeinsam mit rechtlicher Beratung erhoben haben, und wie wir sie im Produkt und in den Verträgen umsetzen.
Unsere Zusage
Kein Go-live ohne abgeschlossene Prüfung.
Wir setzen die hier genannten Datenschutz-, KI- und Plattformpflichten vollständig um. Der Pilot arbeitet erst dann mit realen Daten, wenn die Umsetzung rechtlich geprüft und abgenommen ist. Compliance ist für uns eine Voraussetzung des Starts, kein Punkt für später.
Zuletzt geprüft: 18. August 2026
Datenschutz · DSGVO
Rollen, Rechtsgrundlagen und Datenwege werden vor realen Daten festgelegt.
Verantwortlichkeit, Einwilligung, Aufbewahrung und Zugriff sind schriftlich geregelt und im Produkt sichtbar, bevor reale Mieter-, Eigentümer- und Handwerkerdaten verarbeitet werden.
- 01
Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
Für jeden Verarbeitungsvorgang wird festgelegt, wo die Hausverwaltung Verantwortlicher ist und wo VerwaltKlar als Auftragsverarbeiter handelt. Das bestimmt Weisungen, Informationspflichten und Zuständigkeit für Betroffenenanfragen.
- 02
Auftragsverarbeitungsvertrag
Mit jeder Hausverwaltung wird vor dem Pilot ein AVV geschlossen. Dazu gehört ein aktuelles Verzeichnis der eingesetzten Unterauftragnehmer mit Zweck und Verarbeitungsort.
- 03
Einwilligung bei Kontoerstellung
Jede Person, die ein Konto anlegt – auch Mieter und Eigentümer –, erhält bei der Registrierung die erforderlichen Informationen und gibt die erforderliche Einwilligung ab. Die Einwilligung wird nachvollziehbar dokumentiert und ist widerrufbar.
- 04
Freitext als Datenschutzrisiko
Freie Meldungstexte können Angaben enthalten, die für den Fall nicht erforderlich sind. Eingabehinweise, Zweckbindung und Minimierung werden festgelegt, bevor reale Meldungen verarbeitet werden.
- 05
Aufbewahrung, Löschung und Anonymisierung
Je Datenklasse ist festgelegt, was gespeichert wird, wie lange, wann gelöscht oder anonymisiert wird und welche gesetzlichen oder technischen Ausnahmen gelten. Pilotpartner erhalten dieses Verfahren vor dem Start schriftlich.
- 06
Interne Zugriffsrichtlinie
Eine interne Richtlinie legt fest, welche Rolle auf welche Daten zugreifen darf, wie Zugriffe protokolliert werden und wie Betroffenenrechte auf Auskunft, Berichtigung, Export und Löschung bearbeitet werden.
KI-Einsatz · KI-Verordnung
KI bereitet vor. Entscheiden dürfen Menschen.
Der KI-Einsatz wird offengelegt, begrenzt und mit Hinweisen versehen. Grundlage sind die Angaben von Google zu Modellen, Training und Bias sowie unsere eigenen Produktgrenzen.
- 01
Hinweis überall dort, wo KI beteiligt ist
Jede Ausgabe, an der ein Modell beteiligt war, wird im Produkt als solche gekennzeichnet – im geführten Dialog, in der Strukturierung und in der Dokumentauslesung.
- 02
Keine automatische Entscheidung
KI trifft keine Entscheidung mit Rechtswirkung oder Kostenfolge. Kategorie, Kostenträgerschaft und Beauftragung werden Menschen vorgelegt und von Menschen freigegeben.
- 03
Vertragsanalyse ist keine Rechtsberatung
Die Anzeige einer einschlägigen Vertragsklausel ist eine Information zur Prüfung. Sie wird im Produkt ausdrücklich als solche gekennzeichnet und ersetzt keine rechtliche Bewertung.
- 04
Modell- und Bias-Angaben offenlegen
Eingesetzte Modelle, ihr Zweck und die öffentlichen Anbieterangaben zu Grenzen, Bias und Training werden benannt, statt allgemeine Qualitätszusagen zu geben.
- 05
Freitext begrenzt verarbeiten
Freie Eingaben werden für Verständnis und Strukturierung verwendet, nicht als Entscheidungsgrundlage. Unklare Ergebnisse gehen in die menschliche Prüfung, statt automatisch weiterzulaufen.
- 06
Unterscheidbar dokumentieren
Im Fallverlauf bleibt unterscheidbar, was vorbereitet und was von einem Menschen geprüft oder freigegeben wurde. Das ist die Grundlage für Nachvollziehbarkeit und Haftungsfragen.
Plattformpflichten · DSA
Wenn Handwerksbetriebe über die Plattform erreichbar sind, gelten Plattformpflichten.
Sobald Hausverwaltungen Handwerksbetriebe über VerwaltKlar finden und beauftragen, entstehen Pflichten aus dem Digital Services Act. Sie sind Teil des Starts und werden nicht nachgelagert behandelt.
- 01
Nachvollziehbarkeit von Anbietern
Vor der Aufnahme eines Handwerksbetriebs werden Identität und erforderliche Angaben erhoben und geprüft, entsprechend Artikel 30 DSA. Ohne diese Angaben erfolgt keine Aufnahme.
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Sorgfaltsprüfung der Dienstleister
Zusätzlich zur Identität werden Prüfschritte für Gewerbe, Versicherung und erforderliche Nachweise festgelegt und wiederkehrend überprüft.
- 03
Meldefunktion für Nutzer
Nutzer können einen Handwerksbetrieb oder einen Inhalt direkt im Produkt melden. Die Meldung geht in ein nachvollziehbares Verfahren und nicht in ein persönliches Postfach.
- 04
Beschwerden als Vorgang führen
Meldungen und Beschwerden werden als eigener Vorgang mit Status, Bearbeitung und Ergebnis geführt, damit Fristen und Rückmeldungen belegbar sind.
- 05
Transparente Empfehlungskriterien
Wenn die Plattform Handwerksbetriebe vorschlägt, werden die Kriterien offengelegt. Nutzer erhalten eine Möglichkeit, die Empfehlung abzuwählen und selbst auszuwählen.
- 06
Eigene Leistungsbeschreibung
Handwerksbetriebe können ihre Leistungen in einem eigenen Freitextfeld beschreiben, statt ausschließlich über von uns gesetzte Kategorien dargestellt zu werden.
Einordnung
Wie diese Übersicht zu den verbindlichen Dokumenten steht.
Diese Seite fasst unsere Verpflichtungen öffentlich zusammen. Verbindlich geregelt werden sie in Verträgen, internen Richtlinien und der rechtlichen Prüfung vor dem Go-live.
- Verantwortlichkeit, Weisungen, Unterauftragnehmer und Nachweise werden im Auftragsverarbeitungsvertrag mit jeder Hausverwaltung verbindlich geregelt.
- Die Umsetzung wird vor dem Go-live rechtlich geprüft und abgenommen. Pilotpartner erhalten die zugehörigen Nachweise auf Anfrage.
- Datenschutzerklärung und Impressum werden veröffentlicht, sobald Gesellschaft, Angaben und rechtliche Prüfung vollständig sind.
- Dienstspezifische Standorte, Dienstleister und Datenwege weist der Sicherheitsüberblick einzeln aus.
Compliance-Anforderungen gemeinsam durchgehen.
Für einen konkreten Pilot gehen wir Verantwortlichkeit, Einwilligung, Aufbewahrung und Plattformpflichten gemeinsam durch – mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, wenn Sie das wünschen.