Ein Ticket, das der Handwerker ohne Vor-Ort-Termin einplanen kann.
VerwaltKlar nimmt Schadensmeldungen dort auf, wo Mieter sowieso schreiben – im Messenger. Fotos, Ort, Kategorie und Verfügbarkeit werden strukturiert erfasst, KI-gestützt priorisiert und an Ihren eigenen Handwerker weitergegeben. Weniger Telefonate, weniger Rückfragen, deutlich weniger Verwaltungsaufwand pro Ticket.
- Kein Mieter-App-Download
- Ihre bestehenden Handwerker
- Daten bleiben in Europa
Geführte Meldung im Messenger — ohne neue Mieter-App.
Der Alltag heute
Instandhaltung läuft über Telefon, Excel und Bauchgefühl.
Für eine Hausverwaltung mit mehreren hundert Einheiten entsteht der Aufwand nicht bei der Reparatur, sondern bei der Koordination davor.
Meldungen ohne Struktur
Anruf, Sprachnachricht, E-Mail mit einem Satz. Alles muss von Hand nachgefragt, übersetzt und in eine Tabelle übertragen werden.
Der Vor-Ort-Termin vor dem Angebot
Weil die Meldung zu dünn ist, fährt der Handwerker zuerst zum Schauen. Ein zweiter Termin folgt für die eigentliche Arbeit.
Keine Übersicht über den Bestand
Welcher Status, welches Objekt, welche Priorität? Der Stand steckt in Postfächern und in den Köpfen einzelner Mitarbeiter.
Nichts, was man dem Eigentümer zeigen kann
Reporting bedeutet Nacharbeit von Hand – rückblickend, unvollständig und für alle Beteiligten teuer.
So funktioniert es
Von der Mieter-Nachricht zum planbaren Auftrag.
Ein geführter Chat-Dialog erfasst genau die Informationen, die ein Handwerker braucht, um Aufwand und Termin einzuschätzen – ohne vorher hinzufahren.
- 01
Mieter meldet im Messenger
Geführte Konversation über WhatsApp oder Telegram – mehrsprachig, ohne zusätzliche App und ohne Schulung.
- 02
Strukturiertes Ticket entsteht
Fotos, Kategorie, Objekt und Einheit, Beschreibung und Verfügbarkeitsfenster werden automatisch zusammengeführt.
- 03
KI-Triage und Dringlichkeit
Kategorie, Beschreibungsqualität und Dringlichkeit werden vorbewertet. Sicherheitsrelevante Fälle werden hart nach oben priorisiert.
- 04
Vorschlag an den passenden Handwerker
Zuerst Ihre eigenen Vertrauensbetriebe, ergänzt durch das Netzwerk – standortbewusst und als Vorschlag, nie als automatische Beauftragung.
- 05
Nachverfolgt bis zum Abschluss
Status, Rückmeldungen und Bewertung laufen an einem Ort zusammen – für Verwaltung, Mieter und Eigentümer-Reporting.
Die Freigabe bleibt bei der Verwaltung. VerwaltKlar entscheidet nicht über Ihr Budget.
Video-Demo
Sehen Sie den Ablauf in wenigen Minuten.
Von der ersten Mieter-Nachricht bis zum strukturierten Ticket für Verwaltung und Handwerker.
Persönliche Demo anfragenDemo-Video folgt
Bis dahin zeigen wir Ihnen den Ablauf gern persönlich.
Was sich ändert
Weniger Koordination, mehr Übersicht.
- Mieter-Self-Service
- Meldungen kommen vollständig an, statt in Rückrufen und Sprachnachrichten zu versanden.
- Verwaltungszeit pro Ticket sinkt
- Die manuelle Übertragung, das Nachfragen und das Hinterhertelefonieren fallen weitgehend weg.
- Reporting für Eigentümer
- Objekte, Einheiten, Anlagen und Ticketverläufe liegen strukturiert vor – jederzeit auswertbar.
- Keine Blind-Termine mehr
- Wer anfährt, weiß vorher, was zu tun ist, welche Teile nötig sind und wann jemand zu Hause ist.
Technologie
Moderne KI, europäischer Betrieb.
Gemini auf Vertex AI trägt den geführten Dialog, liest Dokumente und bewertet Kategorie, Dringlichkeit und Kostenträgerschaft vor. Der Betrieb läuft auf Google Cloud in der Region europe-west1 – ausgerichtet auf Datenschutz, Sicherheit und europäische Datenhaltung.
- Gemini auf Vertex AI
- Document AI
- Cloud Translation
- Cloud Run
- Cloud Functions
- Firestore
Datenhaltung in der EU
Der Funktionsumfang
Was VerwaltKlar abdeckt.
VerwaltKlar ist keine Sammlung einzelner Werkzeuge, sondern ein durchgehender Ablauf – von der Vertragsübernahme bis zum abgeschlossenen Auftrag. Der Umfang im Überblick:
- 01
Geführte Schadensmeldung im Messenger, mehrsprachig
- 02
Automatische Übersetzung der Meldung in die Sprache des Lesers
- 03
Strukturierte Tickets mit Fotos, Ort und Zeitfenstern
- 04
KI-gestützte Kategorisierung und Dringlichkeitsbewertung
- 05
KI-Vorprüfung der Kostenträgerschaft anhand der Vertragsklauseln
- 06
Reaktionsfristen je Dringlichkeit mit automatischer Eskalation
- 07
Handwerker-Zugang ohne Konto über einen sicheren Einmal-Link
- 08
Rollen für Verwaltung, Eigentümer, Mieter und Handwerker
- 09
Vertragsübernahme mit automatischem Mieter-Onboarding
- 10
Vertrags-Wiedervorlage mit unveränderlicher Änderungshistorie
- 11
Objekt-, Einheiten- und Anlagenregister
- 12
Handwerker-Zuordnung aus eigenem Stamm und Netzwerk
- 13
Bewertungen nach Abschluss, die in die Zuordnung einfließen
- 14
Ticket-Übersicht über den gesamten Bestand
- 15
Rechnungsverarbeitung und deutscher Steuer-Export
- 16
WhatsApp als zusätzlicher Meldekanal
- 17
Eigentümer-Reporting und Auswertungen
- 18
Profil-Vollständigkeit mit Hinweisen auf Datenlücken
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Strukturiertes Pilotprogramm mit klarem Ablauf und definiertem Übergabepunkt.